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          建筑论文

          工程档案著录质量控制对策

          来源:职称阁分类:建筑论文 时间:2019-06-28 11:14热度:

            这篇论文主要介绍的是工程档案著录质量控制对策的内容,本文作者就是通过对工程档案的相关内容做出详细的阐述与介绍,特推荐这篇优秀的文章供相关人士参考。

          工程档案著录质量控制对策

            关键词:档案著录;工程档案;质量控制

            工程档案著录是在工程档案目录编制过程中,对其内容及形式特征的分析和研究。[1]随着档案管理与计算机信息技术应用的联系越来越紧密,依据一定次序将工程档案条目组合起来形成工程档案目录,是工程档案检索和利用最基本、最重要的检索工具。[2]因此严把工程档案著录质量关,做好工程档案著录工作,可为后期工程项目建设档案查询、利用提供便利。

            一、严把工程档案著录质量的现实意义

            (一)提升档案检索效率

            工程档案著录的直接成果是条目,这也直接体现了工程档案内容、形式及资料的具体组合特征??构こ痰蛋钢脊ぷ?,就是将若干个条目进行汇集组合,并按照工程档案的次序进行编排,形成工程档案目录。目录编制的质量会直接影响后期的检索效率。随着工程建设项目的不断增加,工程项目档案的内容及数量也呈大幅增长态势,若工程档案的实际内容与其编制的档案目录不一致,在后期的档案检索过程中势必会产生漏检或者误检。因此,严格控制工程档案著录质量对提升工程档案检索效率具有积极的作用。

            (二)增强统计精准性

            在计算机信息系统下,档案著录逐渐成为档案自动化统计的基础和前提。如工程档案著录主要包括项目的参建单位、工程造价、监理单位、项目开工时间、项目所在区域及用地面积等若干著录项目,全面反映了工程项目建设的具体内容和特点。提升工程档案著录内容的准确性、科学性,确保工程档案著录环节的完整性,能大大增强工程项目各具体业务数据统计的精准性。

            (三)提升档案数字化管理水平

            信息时代,纸质工程档案需要进行数字化转换处理,以满足数字化查询、利用的现实需要。对工程项目档案进行数字化转化,逐一建立内容详实的目录数据库,实现工程档案的纸质文件与扫描后的电子文件的一致性。因此,严格控制工程档案著录质量,确保著录数据合格,实现目录与图像的对接,能为工程档案管理数字化提供技术支持和保障。

            二、工程档案著录质量问题分析

            (一)著录文字不规范

            《档案著录规则》(DA/T18—1999)、《城市建设档案著录规范》(GB/T50323—2001)等相关规定,对档案著录有着详细、具体的规定。但从工程档案著录工作实际情况看,影响工程档案著录质量的首要问题是著录文字不规范。如未按统一格式著录工程建筑楼栋号,阿拉伯数字与中文数字、汉字与相关符号使用混乱。将“1999.01.01”错误地著录成“1999.1.1”,“三号楼”与“三#楼”同时出现在一个工程项目的著录名称中。这种著录文字的不统一、不规范现象,势必会影响后期工程档案的查询利用。

            (二)著录内容不准确

            工程档案著录层级多、信息量大,纳入工程档案著录条目的必要项包括正题名、文件编号、工程(项目)地址、第一责任者、时间、专业记载、档号、缩微号、存放地址号和主题词等。加上工程文件资料数量庞大、来源众多、跨度时间长、种类繁多,容易造成工程档案著录内容不准确,进而影响工程档案著录质量。

            (三)著录信息不完整

            工程档案著录分为工程(项目)级、案卷级和文件级三级,但在实际工作,档案工作者往往更加注重档案的案卷级和文件级信息管理,弱化了工程(项目)级的相关信息管理,片面地认为只要将案卷级和文件级的信息著录完整,就可以满足后期的档案检索需要。工程(项目)级信息时常出现缺项情况,导致工程档案著录信息不完整。

            (四)著录结果检索难

            开展工程档案著录工作时,档案工作者需要对工程档案信息进行认真细致的分析和筛选。例如,工程案卷标题包括正标题、并列标题、副标题及说明题名文字。其中,正标题名应照原文著录,并列标题与正标题一并著录时,应在前面加“=”号,副标题照原文著录。当正标题可以反映档案内容时,副标题也可以不著录。但在实际工程档案著录时,由于逻辑不严密,常常缺失必要的著录要素,影响后期的著录检索结果。

            三、工程档案著录质量提升对策

            (一)提升工程档案案卷整理质量

            工程档案案卷整理是著录工作的基础和前提。尤其是在工程文件资料整理过程中,要严格规范文件编号、责任者、案卷题名,将工程档案编目与工程档案著录两者融为一体。在工程档案文书立卷归档后,档案工作者要认真做好全宗目录、案卷目录和卷内文件目录的编制,确保工程档案整理的准确性、可靠性和完整性,为档案著录工作作好准备。

            (二)遵守档案著录规范标准

            工程档案著录要严格按照相关标准和规范的规定和要求,如《城市建设档案著录规范》(GB/T50323—2001)、《档案主题标引规则》(DA/T19—1999)、《城市建设档案分类大纲》、《档案著录规则》(DA/T18—1999),认真做好工程档案著录工作。此外,还可以借鉴国际相关标准,完善工程档案著录标准。

            (三)加强著录环节质量控制

            档案著录应严格按照工程档案管理工作的详细流程及具体职责,认真做好著录环节的质量控制。一方面,采取分工负责制,如案卷级、文件级档案著录交由档案管理部门执行,工程(项目)级工程档案著录交由业务指导科执行。在后期的逐级著录环节时,工程档案管理部门应加强业务指导,核对著录信息,确保无误之后再进行案卷级和文件级录入。当工程周期长需要分级著录时,还应安排专人负责审核。此外,后期的调档人员在档案查询、检索甚至应用时,发现工程档案著录存在问题,应及时做好登记和整改,切实提升工程档案著录质量。

            (四)注重档案著录人员培训

            工程档案著录不是单纯的信息录入,因此从事工程档案著录工作的相关人员应接受专业培训,掌握工程档案著录原则、标准及规范,熟练使用工程档案著录系统,了解业主、建设方、监理方等不同用户的需求及查询习惯,提升工程档案著录分析、概括问题的能力和水平。此外,在每次开展工程档案著录前,应制订明确的工作计划,有针对性地指导著录人员开展档案著录工作。

            参考文献:

            [1]阎朝科.目前档案著录工作开展之我见[J].湖南档案,1991(4):22.

            [2]张魁.浅谈档案著录管理中计算机的应用[J].计算机光盘软件与应用,2014(8):161.

            作者:黄丽颖 单位:广东省源天工程有限公司

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          文章名称:工程档案著录质量控制对策

          文章地址:http://www.conlorca.com/jzlw/13128.html

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